Si tienes un negocio en España y usas un programa informático para emitir facturas, la normativa VeriFactu te afecta directamente. Desde el 1 de enero de 2026 todo software de facturación comercializado en el país debe ser compatible con este sistema impulsado por la Agencia Tributaria. En este artículo te explicamos exactamente qué es, cómo funciona y qué necesitas hacer para cumplir la ley sin quebraderos de cabeza.
¿Qué es exactamente VeriFactu?
VeriFactu es el nombre coloquial del sistema de Verificación de Facturas regulado por el Real Decreto 1007/2023, que desarrolla el Reglamento de requisitos que deben adoptar los sistemas y programas informáticos o electrónicos que soporten los procesos de facturación de empresarios y profesionales (conocido también como Reglamento VERI*FACTU).
En términos prácticos, se trata de un conjunto de exigencias técnicas que deben cumplir los programas informáticos de facturación para garantizar que las facturas emitidas no se puedan manipular, eliminar ni alterar una vez generadas. El objetivo de la AEAT es claro: acabar con el fraude fiscal producido por el llamado "software de doble uso", programas que permitían llevar una contabilidad paralela.
Encadenamiento de facturas mediante hash SHA-256
El mecanismo técnico clave de VeriFactu es el encadenamiento criptográfico de registros. Cada factura genera una huella digital (hash SHA-256) que incorpora el hash de la factura anterior, creando una cadena irrompible. Si alguien intenta modificar o eliminar una factura de la cadena, el sistema detecta la alteración de inmediato.
Es un algoritmo criptográfico que convierte cualquier texto en una cadena de 64 caracteres única. Si cambias una sola letra del documento original, el hash resultante es completamente diferente. Es la misma tecnología que protege las transacciones bancarias online.
Envío al registro de facturas de la AEAT
El software puede operar en dos modalidades:
- Modo VeriFactu con envío: los registros de facturación se remiten en tiempo real al webservice de la AEAT. El sistema estampa un sello de tiempo que certifica el momento de cada emisión.
- Modo sin envío (solo integridad local): el encadenamiento existe pero los registros no se transmiten automáticamente. En este caso, las facturas deben incluir un código QR que enlace al sistema de verificación de la AEAT para que cualquier receptor pueda comprobar su autenticidad.
Ambas modalidades son legalmente válidas, aunque el envío automático a la AEAT ofrece mayor seguridad jurídica para el emisor.
¿A quién afecta VeriFactu?
VeriFactu afecta a cualquier empresario o profesional que use software informático para emitir facturas. Esto incluye:
- Autónomos que facturen mediante un programa o aplicación (no en papel).
- Pequeñas y medianas empresas con software de facturación propio o de terceros.
- Desarrolladores y proveedores de software que comercialicen programas de facturación.
- Profesionales liberales (abogados, arquitectos, consultores, etc.) que usen herramientas digitales para facturar.
¿Quién está excepcionado?
La normativa no se aplica en los siguientes casos:
- Facturas en papel: si facturas manualmente sin ningún software, no estás obligado (aunque sí debes cumplir con los requisitos formales de siempre).
- Grandes empresas con SII: las empresas con facturación anual superior a 6 millones de euros ya están integradas en el Sistema de Información Inmediata (SII), que tiene sus propios mecanismos de control.
- Administraciones Públicas: tienen sus propios sistemas de facturación electrónica obligatoria (FACe).
Atención: usar un programa de facturación no compatible con VeriFactu puede acarrear multas de hasta 50.000 euros por parte de la AEAT, con independencia de que la factura en sí sea correcta. La infracción no es por la factura sino por el sistema que la genera.
¿Qué debe hacer tu programa de facturación?
Para ser compatible con VeriFactu, cualquier software de facturación debe cumplir los siguientes requisitos técnicos:
1. Generación de registros con hash encadenado
Cada factura debe generar automáticamente un registro de facturación que incluya su huella digital (hash SHA-256) y la de la factura anterior, formando la cadena irrompible que exige el Reglamento. Este proceso debe ser transparente para el usuario.
2. Inclusión de código QR en las facturas
Todas las facturas emitidas deben incorporar un código QR que, al escanearlo, redirija al sistema de verificación de la AEAT (o muestre los datos de verificación). Este QR es la prueba visual de que la factura es íntegra y no ha sido manipulada.
3. Integridad garantizada: no se puede modificar ni eliminar
El software debe impedir técnicamente la modificación o eliminación de facturas ya emitidas. Si hay un error, la solución es emitir una factura rectificativa, nunca editar la original. Esta es una de las diferencias más significativas respecto a los programas de facturación tradicionales.
4. Posibilidad de envío al webservice de la AEAT
Aunque el envío no es obligatorio para todos los usuarios, el software debe estar técnicamente preparado para transmitir los registros de facturación al sistema de la Agencia Tributaria en formato XML cuando así se requiera o se desee.
Los fabricantes de software deben firmar electrónicamente cada registro antes de la emisión. Esto garantiza que los datos provienen de un sistema homologado y que no han sido alterados entre la generación y la transmisión.
Plazos de obligatoriedad
El calendario de implantación de VeriFactu ha sufrido varios ajustes desde su primera publicación. Estos son los plazos definitivos:
| Fecha | Hito | Afecta a |
|---|---|---|
| Julio 2025 | Publicación de especificaciones técnicas definitivas por la AEAT | Desarrolladores de software |
| 1 enero 2026 | Obligatorio para nuevo software comercializado | Fabricantes y distribuidores de software |
| 1 julio 2026 | Todo software ya instalado debe estar adaptado | Autónomos, PYMES y empresas usuarias |
| Permanente | Obligatorio mantenimiento del sistema de hash encadenado | Todos los usuarios de software de facturación |
En la práctica, si contratas un software SaaS de facturación actualizado a partir de enero de 2026, ya debería ser compatible. Si tienes un programa instalado en local que no se ha actualizado, tienes hasta el 1 de julio de 2026 para migrar o actualizar.
Cómo cumplir VeriFactu sin complicaciones
La buena noticia es que si usas un software de facturación SaaS actualizado, no tienes que hacer nada especial. El proveedor se encarga de toda la parte técnica: el encadenamiento de hashes, la generación del QR, la firma electrónica y el envío opcional a la AEAT. Tú simplemente emites facturas como siempre.
Los pasos recomendados son:
- Verifica que tu software actual es compatible: pregunta a tu proveedor si su solución cumple con el Reglamento VERI*FACTU. Un software serio lo indicará explícitamente en su página web o documentación.
- Si usas Excel o Word para facturar, cambia ahora: estas herramientas no son programas de facturación y no cumplirán VeriFactu. Migrar a un SaaS especializado es sencillo y económico.
- Conserva tus registros: aunque el software gestione el hash automáticamente, debes conservar los registros de facturación durante el plazo legal (generalmente 4 años para la AEAT).
- No emitas facturas fuera del sistema: una vez que tu software está adaptado a VeriFactu, todas las facturas deben pasar por él. Emitir facturas paralelas fuera del sistema es precisamente lo que la normativa quiere evitar.
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Preguntas frecuentes sobre VeriFactu
¿VeriFactu es lo mismo que la factura electrónica?
No, son dos normativas distintas aunque complementarias. VeriFactu regula los requisitos técnicos que debe tener el software de facturación (integridad, trazabilidad, no manipulación). La factura electrónica obligatoria entre empresas deriva de la Ley Crea y Crece y se refiere al formato y canal de entrega de la factura. Es perfectamente posible emitir una factura en PDF que cumpla VeriFactu pero que no sea una factura electrónica B2B en sentido estricto.
¿Tengo que pagar algo extra por VeriFactu?
No directamente. Los proveedores de software de calidad incluyen el cumplimiento de VeriFactu dentro de su servicio sin coste adicional. Dicho esto, si aún facturas con herramientas gratuitas no especializadas (Excel, Word, hojas de cálculo), tendrás que contratar un software homologado, lo que sí conlleva un coste. Existen opciones desde 6,99€/mes que cubren todas las obligaciones legales.
¿Qué pasa si emito una factura con un error?
Con VeriFactu ya no puedes "corregir" una factura editando el documento original. Si hay un error, debes emitir una factura rectificativa que haga referencia a la factura original con error. Esta limitación técnica, aunque puede parecer incómoda al principio, es exactamente lo que aporta validez jurídica al sistema.