Manual de Usuario — Pro
Guía completa · Presupuestos · Pedidos · Albaranes · Stock · Factura B2B · SoftCloud
FacturaFácil Pro es la versión avanzada de facturación y gestión de SoftCloud. Incluye todo lo de la versión Lite más un ciclo de venta completo: presupuestos, pedidos, albaranes, control de stock y factura electrónica B2B según la Ley Crea y Crece.
| Módulo | Lite | Pro |
|---|---|---|
| Facturas ilimitadas | ✅ | ✅ |
| Clientes y productos ilimitados | ✅ | ✅ |
| IVA, IRPF, VeriFactu Fase 1 | ✅ | ✅ |
| Exportación PDF y Excel | ✅ | ✅ |
| Presupuestos | ❌ | ✅ |
| Pedidos de clientes | ❌ | ✅ |
| Albaranes y entregas | ❌ | ✅ |
| Control de stock con alertas | ❌ | ✅ |
| Factura electrónica B2B (Facturae 3.2.2) | ❌ | ✅ |
| Logo de empresa en documentos | ❌ | ✅ |
| Datos en la nube (multi-dispositivo) | ✅ | ✅ |
| Precio | 6,99 €/mes | 12,99 €/mes · 9,99 €/mes anual |
Desde el portal de usuario
Acceso directo
También puedes ir directamente a softcloudpro.es/facturacion-pro. Necesitarás haber iniciado sesión previamente en el portal.
Panel principal (Dashboard)
Al entrar verás el panel de control con un resumen de:
- 📊 Total de facturas emitidas y base imponible del mes
- 📋 Presupuestos enviados y pendientes de aceptar
- ⚠️ Productos con stock bajo (si tienes stock mínimo configurado)
- 📆 Últimos presupuestos creados
Antes de crear cualquier documento, configura los datos de tu empresa. Aparecerán en todos los documentos (presupuestos, albaranes, facturas…).
| Campo | Descripción | Obligatorio |
|---|---|---|
| Nombre / Razón social | Nombre que aparecerá en los documentos | ✅ |
| NIF / CIF | Identificador fiscal. Se valida el formato (DNI, NIE, CIF) | ✅ |
| Dirección | Calle, número y piso | Recomendado |
| CP, Ciudad, Provincia | Localización fiscal | Recomendado |
| Teléfono / Email | Datos de contacto en documentos | Recomendado |
| IBAN | Datos bancarios al pie de facturas | Opcional |
| Logo | Imagen PNG/JPG que aparece en cabecera al imprimir | Opcional |
| Nota al pie | Texto personalizado al final de las facturas | Opcional |
Gestiona tu cartera de clientes. Los datos se usan automáticamente al crear presupuestos, pedidos, albaranes y facturas.
Crear un cliente nuevo
| Campo | Descripción |
|---|---|
| Nombre | Nombre del cliente o razón social de la empresa |
| NIF / CIF | Identificador fiscal. Validación automática de formato español |
| Correo de contacto del cliente | |
| Teléfono | Número de contacto |
| Dirección | Dirección fiscal completa |
| Notas | Notas internas sobre el cliente (no aparecen en documentos) |
El catálogo de productos agiliza la creación de documentos. Puedes configurar precio, IVA, IRPF y stock mínimo por producto.
Crear un producto o servicio
| Campo | Descripción |
|---|---|
| Referencia | Código interno del producto (p.ej. SERV-001). Se usa para buscarlo rápido. |
| Nombre | Descripción que aparece en los documentos |
| Precio unitario | Precio sin IVA |
| IVA | 0%, 4%, 10% o 21% |
| IRPF | 0%, 7%, 15% o 19% |
| Stock | Unidades disponibles actuales |
| Stock mínimo | Umbral de alerta. Si el stock baja de este número, aparece aviso en el Dashboard |
Los presupuestos son ofertas económicas que envías al cliente antes de confirmar el trabajo. Cuando el cliente acepta, puedes convertirlo directamente en pedido, albarán o factura.
Crear un presupuesto
Estados de un presupuesto
| Estado | Significado |
|---|---|
| Borrador | Creado pero no enviado al cliente |
| Enviado | Entregado al cliente, esperando respuesta |
| Aceptado | Cliente ha confirmado. Listo para convertir en pedido o factura |
| Rechazado | El cliente no ha aceptado el presupuesto |
| Expirado | Ha pasado el plazo de validez sin respuesta |
Convertir un presupuesto
Desde el listado de presupuestos, pulsa el botón "Convertir" en la fila del presupuesto aceptado y elige el tipo de documento destino:
Los pasos intermedios (pedido, albarán) son opcionales. Puedes convertir directamente un presupuesto en factura si no necesitas los pasos intermedios.
Los pedidos registran que el cliente ha confirmado la compra. Se generan normalmente desde un presupuesto aceptado, aunque también puedes crear uno desde cero.
Crear un pedido
El proceso es idéntico al de presupuestos. Ve a "Pedidos" → "Nuevo pedido" y rellena los mismos campos (cliente, líneas, notas).
Estados de un pedido
| Estado | Significado |
|---|---|
| Pendiente | Pedido recibido, pendiente de preparar |
| En proceso | Se está preparando o ejecutando el pedido |
| Completado | Pedido entregado al cliente |
| Cancelado | Pedido cancelado |
Convertir pedido en albarán o factura
Desde el listado de pedidos, usa el botón "Convertir" para generar el albarán de entrega o la factura directamente.
Un albarán (nota de entrega) es el documento que acredita que has entregado la mercancía o prestado el servicio. Al confirmar un albarán, el stock de los productos incluidos se descuenta automáticamente.
Crear un albarán
Ve a "Albaranes" → "Nuevo albarán". El proceso es el mismo que en presupuestos y pedidos.
Confirmar un albarán (descuenta stock)
Estados de un albarán
| Estado | Significado | Afecta stock |
|---|---|---|
| Pendiente | Creado pero no confirmado | No |
| Firmado | Entrega confirmada | ✅ Sí, descuenta |
Convertir albarán en factura
Una vez confirmado el albarán, usa el botón "Convertir" para generar la factura correspondiente con las mismas líneas.
Las facturas son el documento fiscal definitivo. En el Pro dispones de todas las funciones de la versión Lite más la posibilidad de emitir factura electrónica B2B (Facturae 3.2.2).
Crear una factura
Registrar un cobro
Cuando el cliente pague, localiza la factura en la lista y pulsa "Marcar como pagada". Se te pedirá la fecha de cobro. La factura pasará a estado Pagada.
Estados de una factura
| Estado | Significado |
|---|---|
| Emitida | Factura generada, pendiente de cobro |
| Pagada | Cobrada. Fecha de pago registrada |
| Vencida | Ha pasado la fecha de vencimiento sin cobrar |
El flujo habitual de trabajo en FacturaFácil Pro sigue este ciclo:
Los pasos en gris son opcionales. Puedes ir directamente de Presupuesto a Factura.
Ejemplo práctico: instalación de una red
El módulo de stock te permite controlar las unidades disponibles de tus productos físicos. El stock se actualiza automáticamente cuando confirmas albaranes.
Ver el estado del stock
Ve a "Stock" en el menú lateral. Verás:
- 📦 Tabla con todos los productos, stock actual y stock mínimo
- ⚠️ Alertas destacadas en rojo para productos por debajo del mínimo
- 📋 Historial de los últimos 50 movimientos (entradas y salidas)
Ajuste manual de stock
Úsalo para registrar entradas de mercancía (compras a proveedores, devoluciones…) o correcciones.
Cómo se descuenta el stock
| Acción | Efecto en stock |
|---|---|
| Confirmar albarán | Descuenta las unidades de cada producto del albarán |
| Deshacer confirmación de albarán | Restaura las unidades (stock sube) |
| Ajuste manual de entrada | Aumenta el stock del producto |
| Ajuste manual de salida | Disminuye el stock del producto |
| Crear presupuesto / pedido / factura | No afecta al stock |
La Ley Crea y Crece exige que las facturas entre empresas y autónomos se emitan en formato electrónico estructurado (XML Facturae 3.2.2). FacturaFácil Pro genera automáticamente este archivo.
¿Cuándo activar la factura electrónica B2B?
- Cuando tu cliente es una empresa o autónomo (no un particular)
- Cuando el cliente lo solicite expresamente
- Para cumplir con la obligación legal en transacciones B2B
Si tu cliente es un particular, no necesitas activar esta opción — la factura normal en PDF es suficiente.
Cómo emitir una factura B2B
.xml en formato Facturae 3.2.2.Descargar AutoFirma
AutoFirma es una herramienta gratuita del Ministerio de Hacienda:
- URL oficial: firmaelectronica.gob.es/Home/Descargas.html
- Disponible para Windows, Mac y Linux
- Requiere certificado digital (DNI electrónico o certificado FNMT)
Desde el 1 de enero de 2024, el software de facturación debe incorporar mecanismos de integridad (Fase 1). FacturaFácil Pro cumple con la Fase 1 de VeriFactu.
¿Qué incluye el Pro?
| Función VeriFactu | Estado |
|---|---|
| Huella SHA-256 de cada factura | ✅ Incluido |
| Encadenamiento (hash de la factura anterior) | ✅ Incluido |
| QR de verificación AEAT | ✅ Incluido |
| Exportación XML de registros de facturación | ✅ Incluido |
| Envío automático a la AEAT (Fase 2) | Pendiente normativa |
Cómo aparece en las facturas
Cada factura muestra automáticamente al final del documento:
- Un bloque azul con el sello VERI*FACTU
- La huella SHA-256 (código de 64 caracteres hexadecimales)
- La fecha y hora de registro
- Un código QR con la URL de verificación en la AEAT
No necesitas hacer nada especial: el sistema calcula y añade todos estos datos automáticamente al guardar la factura.
Generar el PDF de un documento
Contenido del documento impreso
| Elemento | Presupuesto | Albarán | Factura |
|---|---|---|---|
| Logo y datos de la empresa | ✅ | ✅ | ✅ |
| Datos del cliente | ✅ | ✅ | ✅ |
| Líneas de productos con precios | ✅ | ✅ | ✅ |
| Totales (base, IVA, IRPF, total) | ✅ | ✅ | ✅ |
| IBAN bancario al pie | ❌ | ❌ | ✅ |
| Bloque VeriFactu con QR | ❌ | ❌ | ✅ |
| Aviso B2B (si aplica) | ❌ | ❌ | ✅ |
¿Mis datos están seguros?
Sí. Todos los datos se almacenan en Supabase (infraestructura europea, ISO 27001). La conexión es siempre HTTPS cifrada.
¿Puedo usar el Pro desde varios ordenadores?
Sí. Al ser datos en la nube, puedes acceder desde cualquier dispositivo con tu cuenta de SoftCloud y verás siempre los datos actualizados.
¿Qué pasa si cancelo la suscripción?
Tus datos permanecen en la nube durante 90 días tras la cancelación. Durante ese tiempo puedes exportar tus facturas en PDF. Pasados 90 días, los datos se eliminan definitivamente.
¿Puedo importar datos de la versión Lite?
Los datos de Lite y Pro son independientes porque se almacenan en sistemas separados. Si quieres migrar clientes y productos, deberás introducirlos manualmente en el Pro o contactar con soporte@softcloudpro.es para una migración asistida.
¿El Pro incluye facturación recurrente?
Actualmente no. La facturación recurrente automática está en la hoja de ruta para versiones futuras.
¿La factura electrónica B2B es obligatoria para mí?
Depende de tus clientes. Si facturas a otras empresas o autónomos (B2B), la Ley Crea y Crece exigirá el formato electrónico. Si solo facturas a particulares (B2C), la factura PDF es suficiente. Consulta con tu gestor o asesor fiscal.
¿Cuántos documentos puedo crear?
Ilimitados. No hay restricciones en número de presupuestos, pedidos, albaranes, facturas, clientes ni productos.
¿Cómo contacto con soporte?
Por correo electrónico: soporte@softcloudpro.es. Los usuarios Pro tienen soporte prioritario con respuesta en menos de 24 horas laborables.
¿Puedo hacer una copia de seguridad?
Puedes generar PDFs de todos tus documentos en cualquier momento. Para exportar los datos en bruto (Excel/CSV), la función de exportación masiva está prevista en próximas versiones.